Zielone eventy i ESG – jak planować wydarzenia firmowe?

Zielone eventy, określane również jako wydarzenia eco czy Green MICE, zakładają ograniczanie zużycia zasobów i negatywnego wpływu spotkań biznesowych na środowisko. ESG poszerza tę perspektywę o potrzeby uczestników, warunki współpracy i sposób zarządzania wydarzeniem.

Dojazd, catering, scenografia, materiały konferencyjne – każdy z tych elementów wymaga decyzji jeszcze przed przyjazdem gości. To właśnie na etapie planowania można wprowadzić konkretne rozwiązania związane ze zrównoważonym rozwojem. Najpierw określ cele spotkania i potrzeby grupy, a następnie omów z obiektem, co rzeczywiście uda się zrealizować.

ESG w organizacji wydarzeń – od założeń do konkretnych decyzji

Konferencja czy wyjazd integracyjny angażują wiele osób: uczestników, pracowników hotelu, dostawców i podwykonawców. Zasady ESG pomagają spojrzeć na organizację spotkania z kilku perspektyw.
E – środowisko: sposób dojazdu, zużycie energii i materiałów, przygotowanie posiłków oraz postępowanie z odpadami.
S – kwestie społeczne: dostępność przestrzeni, potrzeby żywieniowe, komfort uczestników i warunki pracy osób zaangażowanych w wydarzenie.
G – ład organizacyjny: przejrzysty wybór dostawców, jasny podział odpowiedzialności i komunikacja oparta na potwierdzonych informacjach.

Wpisz konkretne oczekiwania już do zapytania ofertowego. Hotel lub agencja będą mogli odnieść się do każdego punktu, wskazać dostępne rozwiązania i wyjaśnić ograniczenia.

– Największe możliwości wprowadzania rozwiązań z zakresu zrównoważonego rozwoju pojawiają się już na etapie planowania wydarzenia – podczas wyboru lokalizacji, organizacji transportu, określania zakresu usług czy współpracy z dostawcami. Dlatego warto już w zapytaniu ofertowym uwzględnić konkretne wymagania środowiskowe i społeczne oraz sprawdzić, w jaki sposób obiekt realizuje je w swojej codziennej działalności. Pozwoli to wyjść poza pojedyncze działania „eko” i wybrać partnera, dla którego zrównoważony rozwój jest częścią codziennego zarządzania, a nie tylko elementem oferty przygotowanej na potrzeby konkretnego wydarzenia – mówi Agata Delmaczyńska – specjalistka ds. standardów ESG i zrównoważonego biznesu, wspierająca firmy we wdrażaniu realnych działań prośrodowiskowych.

Dojazd i lokalizacja – zaplanuj całą podróż

Przed wyborem obiektu sprawdź, skąd przyjadą uczestnicy. Przy zespole rozproszonym po Polsce znaczenie mają połączenia kolejowe, możliwość wspólnego transferu ze stacji oraz organizacja podróży autokarem lub w kilkuosobowych grupach.

Przyjrzyj się również przejazdom podczas samego pobytu. Jeśli szkolenie odbywa się w hotelu, kolacja w restauracji oddalonej o kilkanaście kilometrów, a integracja w kolejnym miejscu, trzeba uwzględnić dodatkowy transport. Połączenie tych części programu w jednym obiekcie pozwala zrezygnować z transferów między nimi.
Samo położenie hotelu wśród lasów czy nad jeziorem nie przesądza jednak o wpływie wyjazdu na środowisko. Oceniając transport, uwzględnij całą podróż, liczbę pasażerów i wybrane środki komunikacji.

Catering – zacznij od liczby gości i sposobu serwowania

Zanim zatwierdzisz menu, potwierdź liczbę uczestników i zbierz informacje o alergiach oraz dietach. Ustal z kuchnią termin przekazania ostatecznej liczby gości. Dzięki temu zespół gastronomiczny może dokładniej zaplanować zakupy i przygotowanie posiłków.

Porozmawiaj także o wielkości porcji i uzupełnianiu bufetu mniejszymi partiami. Zapytaj, jak obiekt postępuje z niewykorzystaną żywnością i czy mierzy ilość odpadów spożywczych. Takie ustalenia są bardziej konkretne niż ogólne hasło „catering zero waste”.

Sezonowe składniki i regionalne smaki mogą nadać spotkaniu charakter miejsca. Kuchnia Głęboczka korzysta z produktów lokalnych dostawców, a także z warzyw i ziół z własnych upraw. Szczegółowy skład menu na wydarzenie wymaga uzgodnienia z zespołem restauracji.

Pochodzenie produktów można rzetelnie opisać w programie lub karcie dań. Nie należy jednak na tej podstawie przypisywać całemu menu niższego śladu węglowego bez odpowiednich danych.

– Najlepiej zaprojektowane zielone wydarzenie to takie, podczas którego uczestnik nie musi zastanawiać się, jak zachować się bardziej odpowiedzialnie. Jeśli chcemy ograniczyć korzystanie z samochodów, zapewnijmy wygodny transport zbiorowy i zadbajmy o jego dobrą organizację. Jeśli zależy nam na tym, aby dania roślinne były pierwszym wyborem uczestników, zaproponujmy pełnowartościowe, sycące i atrakcyjne potrawy, wyeksponowane w bufecie równie dobrze jak pozostałe dania. Jeśli chcemy ograniczyć zużycie jednorazowych opakowań, zapewnijmy łatwy dostęp do wody pitnej i szklanek wielokrotnego użytku. Chodzi o to, aby bardziej zrównoważone wybory były dla uczestników naturalne, wygodne i atrakcyjne, a nie wymagały od nich dodatkowego wysiłku czy wyrzeczeń – uważa Agata Delmaczyńska.

Materiały i dekoracje – zaplanuj, co stanie się z nimi po spotkaniu

Przy każdym zamówieniu zadaj proste pytanie: do czego ten przedmiot przyda się po wydarzeniu? Dotyczy to zarówno gadżetów dla gości, jak i oznakowania sal czy scenografii.
Program możesz przesłać przed przyjazdem, a prezentacje udostępnić po konferencji. Notatniki przygotuj dla osób, które chcą z nich korzystać. Zachowaj też możliwość otrzymania materiałów w formie odpowiadającej potrzebom uczestników.

W przypadku dekoracji sprawdź możliwości wypożyczenia wyposażenia i ponownego wykorzystania oznakowania. Tablica bez daty wydarzenia może posłużyć podczas kolejnego spotkania, a istniejąca aranżacja wnętrza ograniczyć zakres dodatkowych zamówień.

Program integracji dopasuj do ludzi

Już podczas zapisów zapytaj o potrzeby związane z poruszaniem się, wyżywieniem i udziałem w aktywnościach. Następnie sprawdź dostępność konkretnych sal, pokoi i tras. Ogólna informacja o dostosowaniu obiektu może nie odpowiadać na wszystkie pytania uczestnika.

Podobnie zaplanuj integrację. Osobie, która nie pojedzie na wycieczkę rowerową, zaproponuj inną aktywność. Przy degustacji win uwzględnij osoby niepijące alkoholu, a pomiędzy punktami programu pozostaw czas na odpoczynek.

Spacer, zajęcia plenerowe czy warsztaty mogą urozmaicić wyjazd i stworzyć okazję do rozmowy. Dobieraj je do możliwości grupy, pogody i zasad korzystania z terenu.

Spotkanie, kolacja i integracja w Głęboczku

Poranne szkolenie, lunch, a później czas nad jeziorem i wieczorna degustacja – taki program można ułożyć bez przenoszenia grupy między kilkoma obiektami. Głęboczek Vine Resort & SPA na Pojezierzu Brodnickim łączy sale konferencyjne, noclegi, restaurację, winnicę i przestrzeń nad jeziorem Forbin. Organizator może wykorzystać różne części resortu, dopasowując je do charakteru spotkania.

Dla uczestników oznacza to więcej swobody pomiędzy zajęciami. Po części biznesowej mogą spotkać się na tarasie, odpocząć nad wodą albo wziąć udział w zaplanowanej integracji. Zakres atrakcji i ich dostępność należy potwierdzić podczas przygotowywania oferty.

Jeśli firma uwzględnia cele środowiskowe w organizacji wyjazdów, przekaż je zespołowi hotelu przed rezerwacją. Omów menu, wykorzystanie materiałów, program na miejscu i możliwość uzyskania potrzebnych danych. Pozwoli to określić zakres współpracy bez przypisywania wydarzeniu niepotwierdzonych efektów ekologicznych.

Jak pokazać efekty i uniknąć greenwashingu?

Wybierz informacje, które rzeczywiście możesz zebrać. Może to być liczba osób korzystających ze wspólnego transportu, liczba wydruków albo masa odpadów spożywczych, jeśli obiekt prowadzi taki pomiar.

Przy porównaniu kolejnych edycji uwzględnij liczbę uczestników i długość wydarzenia. Mniej wydrukowanych materiałów przy dwukrotnie mniejszej grupie nie świadczy jeszcze o poprawie organizacji.

W podsumowaniu opisz wykonane działania, zakres pomiaru i jego ograniczenia. Ogólne deklaracje ekologiczne oraz przypisywanie całej usłudze zalet dotyczących jednego elementu mogą wprowadzać odbiorców w błąd. Konkretna informacja o zastosowanym rozwiązaniu daje czytelnikowi możliwość samodzielnej oceny.

FAQ – zielone eventy i ESG w praktyce

Czy organizacja zielonego eventu jest droższa?
Koszt zależy od wybranych rozwiązań. Ograniczenie wydruków, gadżetów czy dodatkowych transferów może zmniejszyć część wydatków. Inne działania, na przykład specjalistyczny pomiar emisji lub dodatkowe udogodnienia, mogą wymagać osobnego budżetu. Porównuj oferty obejmujące ten sam zakres usług.

Czym różni się działanie środowiskowe od greenwashingu?
Działanie można opisać i potwierdzić, wskazując, czego dotyczyło oraz jaki miało zakres. Greenwashing pojawia się wtedy, gdy komunikacja tworzy nieuzasadnione wrażenie korzyści dla środowiska. Przykładowo rezygnacja z drukowanych programów potwierdza ograniczenie liczby wydruków, ale nie uzasadnia nazwania całej konferencji „przyjazną planecie”.

O co zapytać hotel przed wydarzeniem uwzględniającym cele ESG?
Zapytaj o sposób przygotowania posiłków, postępowanie z odpadami, pochodzenie wybranych produktów i możliwość realizacji programu na miejscu. Sprawdź również dostępność przestrzeni dla uczestników oraz zakres danych, które hotel może przekazać po wydarzeniu. Jeśli obiekt powołuje się na certyfikat, poproś o jego nazwę, zakres i termin ważności.

Planujesz spotkanie firmowe nad jeziorem? Poznaj ofertę Głęboczka dla firm i przekaż zespołowi swoje oczekiwania dotyczące programu, menu oraz organizacji pobytu.