Event motoryzacyjny zaczyna się już w drodze do hotelu. Liczą się trasa, pierwsze wrażenie po przyjeździe i przestrzeń do prezentacji samochodów. Obiekt staje się bowiem częścią opowieści o marce.
Dlatego hotel na event motoryzacyjny powinien łączyć dobre zaplecze organizacyjne z otoczeniem, które dobrze wygląda na zdjęciach i zostaje w pamięci uczestników. Głęboczek Vine Resort & SPA ma pod tym względem coś więcej niż standardowa przestrzeń konferencyjna – jezioro, winnicę, rozległy teren i doświadczenie w organizacji spotkań skupionych wokół znanych marek samochodowych.
Event motoryzacyjny to znacznie więcej niż prezentacja samochodu
Pod jednym hasłem kryje się wiele wydarzeń o zupełnie innym charakterze. Może to być zamknięta premiera nowego modelu, spotkanie dla dealerów, jazdy testowe dla klientów albo weekend klubu właścicieli zabytkowych samochodów.
Firmy organizują między innymi:
• premiery nowych modeli,
• prezentacje samochodów dla mediów i influencerów,
• szkolenia produktowe dla sieci dealerskiej,
• jazdy testowe dla klientów,
• wydarzenia dla partnerów biznesowych,
• spotkania klubów motoryzacyjnych,
• zloty samochodów zabytkowych i kolekcjonerskich,
• prezentacje flotowe,
• sesje zdjęciowe i produkcje materiałów promocyjnych,
• wyjazdy incentive połączone z motoryzacją.
Każdy z tych formatów wymaga innego programu. Podczas premiery najważniejsza może być scenografia, oświetlenie i kontrola dostępu. Jazdy testowe opierają się na dobrze zaplanowanej trasie oraz sprawnej rotacji kierowców. Zlot klubu motoryzacyjnego powinien natomiast pozostawić więcej czasu na rozmowy, oglądanie samochodów i wspólne przejazdy.
Samochód potrzebuje odpowiedniego tła
Neutralna sala konferencyjna sprawdzi się podczas prezentacji danych sprzedażowych. Nie zawsze wystarczy jednak do pokazania samochodu, który ma budzić emocje i reprezentować określony styl życia.
Nowy model powinien zostać zaprezentowany w otoczeniu pasującym do jego charakteru. Luksusowe i kolekcjonerskie samochody dobrze wyglądają na tle naturalnego krajobrazu, ciekawej architektury i przestrzeni wolnej od przypadkowych reklam, miejskich znaków czy zatłoczonego parkingu.
Takie miejsce daje organizatorowi więcej możliwości. Samochody mogą zostać ustawione przed obiektem, na trawniku albo w wyznaczonej strefie ekspozycyjnej. Otoczenie może posłużyć również jako plan sesji zdjęciowej, miejsce rozmów z mediami lub punkt rozpoczęcia jazd testowych.
Położony nad Jeziorem Forbin Głęboczek Vine Resort & SPA nie przypomina typowego hotelu konferencyjnego. Winnica, naturalny krajobraz Pojezierza Brodnickiego i charakterystyczna architektura tworzą tło, które może stać się integralną częścią wydarzenia.
Najważniejszy moment? Przyjazd samochodów
Z perspektywy uczestnika samochody po prostu pojawiają się przed hotelem. Dla organizatora jest to jeden z najbardziej wymagających etapów całego wydarzenia.
Przed wyborem obiektu trzeba sprawdzić:
• sposób wjazdu na teren,
• szerokość bram i dróg wewnętrznych,
• możliwość manewrowania większymi pojazdami transportowymi,
• nawierzchnię oraz jej nachylenie,
• występowanie wysokich progów zwalniających,
• liczbę miejsc parkingowych,
• możliwość wydzielenia strefy ekspozycyjnej,
• dostęp do miejsca przeznaczonego na przygotowanie samochodów,
• sposób zabezpieczenia pojazdów po zakończeniu programu.
Ma to szczególne znaczenie w przypadku samochodów sportowych o niskim zawieszeniu, modeli zabytkowych oraz aut transportowanych lawetami. Szczegóły techniczne najlepiej omówić podczas wizji lokalnej, korzystając z konkretnego modelu lub wymiarów pojazdu.
Warto również ustalić kolejność przyjazdu. Samochody przeznaczone do ekspozycji powinny pojawić się wcześniej niż uczestnicy. Zespół potrzebuje czasu na ich umycie, ustawienie, oznakowanie i przygotowanie strefy fotograficznej.
Prezentacja, która nie kończy się na odsłonięciu samochodu
Moment premiery trwa czasem kilkanaście minut, ale wszystko, co dzieje się przed nim i po nim, powinno tworzyć jeden spójny program.
Część oficjalna może obejmować prezentację modelu, omówienie technologii, wystąpienie przedstawiciela marki oraz szkolenie produktowe. Przy większej grupie potrzebne będą odpowiednie nagłośnienie, oświetlenie i ekran. Kameralne spotkanie dla kluczowych klientów może odbyć się natomiast przy wspólnym stole lub w mniej formalnej przestrzeni.
Sale konferencyjne w Głęboczku pozwalają dopasować układ do charakteru wydarzenia. Sala Barolo ma 510 m² i profesjonalny system audiowizualny. Mniejsze przestrzenie mogą służyć jako miejsce briefingu kierowców, spotkań prasowych, pracy zespołu organizacyjnego lub rozmów z partnerami.
Przy wydarzeniu motoryzacyjnym przydaje się nie tylko jedna duża sala. Potrzebne bywają również:
• pomieszczenie dla zespołu technicznego,
• zamknięte miejsce na materiały marki,
• przestrzeń do rejestracji uczestników,
• sala przeznaczona na briefing przed jazdami,
• osobne miejsce dla mediów,
• spokojna przestrzeń do indywidualnych rozmów z klientami.
Dzięki temu zaplecze organizacyjne nie miesza się z częścią przeznaczoną dla gości.
Jak zaplanować jazdy testowe?
Jazda testowa jest często najważniejszym punktem wydarzenia. Uczestnik powinien mieć czas na poznanie samochodu, ale organizator musi jednocześnie zadbać o płynność programu i bezpieczeństwo całej grupy.
Trasa powinna odpowiadać charakterowi prezentowanego modelu. Inny przebieg sprawdzi się przy samochodzie miejskim, inny przy aucie sportowym, SUV-ie czy modelu elektrycznym. Warto uwzględnić różne rodzaje dróg, miejsca pozwalające bezpiecznie zmienić kierowcę oraz punkt awaryjnego postoju.
Uczestnicy powinni otrzymać czytelną mapę lub nawigację z przygotowaną trasą. Potrzebny jest także briefing obejmujący zasady zmiany kierowców, kontakt z koordynatorem i postępowanie w przypadku problemów technicznych.
Jeśli wieczorny program przewiduje degustację lub kolację z winem, należy zaplanować ją dopiero po zakończeniu wszystkich przejazdów i odstawieniu samochodów. Harmonogram nie powinien pozostawiać w tej kwestii żadnych wątpliwości.
Co robią uczestnicy, którzy czekają na swoją jazdę?
Przy kilku lub kilkunastu samochodach nie wszyscy mogą wyjechać jednocześnie. Czas oczekiwania nie powinien jednak wyglądać jak przerwa techniczna.
Dla uczestników można przygotować równoległy program:
• prezentację technologii zastosowanych w samochodzie,
• rozmowy z ekspertami marki,
• konfigurację wybranego modelu,
• ekspozycję pozostałych pojazdów,
• sesję fotograficzną,
• prezentację akcesoriów,
• strefę kawową i lunch,
• krótkie warsztaty związane z designem lub historią marki.
W Głęboczku część gości może w tym czasie korzystać z przestrzeni hotelu i terenów nad jeziorem. Program nie musi opierać się wyłącznie na motoryzacji. Ważne jednak, aby dodatkowe elementy pasowały do charakteru wydarzenia i nie odciągały uwagi od głównego produktu.
Event motoryzacyjny po zakończeniu jazd
Kiedy samochody wracają do hotelu, wydarzenie nie powinno nagle tracić tempa. To dobry moment na podsumowanie, rozmowy z instruktorami, wymianę wrażeń i mniej formalną część spotkania.
Wieczorny program może obejmować kolację, pokaz kulinarny, koncert, ognisko albo spotkanie w winnicy. Dla uczestników, którzy wolą spokojniejszy odpoczynek, alternatywą będzie pobyt w Vine SPA lub czas wolny.
Taki układ pozwala połączyć emocje związane z jazdą z gościnnością hotelu. Jest szczególnie odpowiedni podczas wydarzeń dla stałych klientów, partnerów marki i klubów właścicieli samochodów. Uczestnicy nie wyjeżdżają bezpośrednio po prezentacji, lecz mają czas na rozmowę i budowanie relacji.
Prywatność podczas premiery nowego modelu
Wydarzenia motoryzacyjne często dotyczą samochodów, których oficjalna premiera jeszcze się nie odbyła. Na miejscu mogą pojawić się prototypy, nowe wersje wyposażenia albo informacje objęte embargiem prasowym.
Hotel powinien umożliwiać kontrolę dostępu do wybranych przestrzeni. Organizator musi ustalić, kto może fotografować samochody, gdzie przechowywane będą materiały oraz w jaki sposób zostanie zabezpieczona strefa ekspozycyjna.
Przy najbardziej poufnych wydarzeniach warto rozważyć wynajem hotelu na wyłączność. Pozwala to ograniczyć obecność osób postronnych, swobodniej korzystać z terenu i przygotować oznakowanie spójne z identyfikacją marki.
Wyłączność ułatwia także organizację wieczornego programu, zamkniętego przejazdu samochodów przez teren obiektu oraz pracy ekipy fotograficznej o nietypowych godzinach.
Głęboczek i wydarzenia dla znanych marek samochodowych
W przypadku eventów motoryzacyjnych doświadczenie obiektu ma duże znaczenie. Samochody wymagają innej logistyki niż klasyczna konferencja, dlatego wcześniejsze realizacje są konkretnym argumentem przy wyborze miejsca.
Głęboczek gościł już wydarzenia związane z markami Ferrari, Maserati i Aston Martin. W 2019 roku odbyło się tutaj spotkanie właścicieli i sympatyków Aston Martina, podczas którego prezentowano najnowsze modele marki.
W hotelu organizowano również włoski weekend z Maserati, wydarzenia z samochodami Ferrari oraz Międzynarodowy Zlot Mercedesa Pagoda. Historię tych realizacji można zobaczyć na stronie prezentującej prestiżowe wydarzenia w Głęboczku.
To pokazuje, że przestrzeń hotelu może być wykorzystana zarówno podczas spotkania dla klientów marki, jak i zlotu właścicieli samochodów kolekcjonerskich.
Trzy pomysły na event motoryzacyjny w Głęboczku
Premiera modelu połączona z jazdami testowymi
Pierwszego dnia goście przyjeżdżają do hotelu, biorą udział w oficjalnej prezentacji i poznają najważniejsze cechy samochodu. Po briefingu rozpoczynają się jazdy testowe w mniejszych grupach. Wieczorem uczestnicy spotykają się na kolacji i mogą swobodnie podzielić się pierwszymi wrażeniami.
Drugi dzień można przeznaczyć na indywidualne przejazdy, rozmowy z ekspertami marki oraz sesje zdjęciowe. Program kończy wspólny lunch.
Szkolenie produktowe dla dealerów
Wydarzenie rozpoczyna część merytoryczna w sali konferencyjnej. Uczestnicy poznają model, wyposażenie, nowe technologie i sposób jego prezentowania klientom.
Kolejny etap odbywa się przy samochodach. Grupa porównuje wersje wyposażenia, ćwiczy prezentację produktu i bierze udział w jazdach. Wieczorem program może przenieść się do restauracji, winnicy lub strefy SPA.
Weekend klubu motoryzacyjnego
W tym przypadku mniej ważna jest klasyczna prezentacja, a bardziej wspólne doświadczenie. Samochody zostają ustawione w strefie ekspozycyjnej, uczestnicy biorą udział w przejeździe krajoznawczym, a po powrocie mają czas na rozmowy i oglądanie poszczególnych modeli.
Wieczorem można zorganizować kolację, wręczenie klubowych wyróżnień albo prezentację historii wybranej marki. Program powinien pozostawić dużo miejsca na spontaniczne rozmowy właścicieli samochodów.
Hotel, który współtworzy charakter wydarzenia
Udany event motoryzacyjny wymaga sprawnej logistyki, ale uczestnicy zapamiętują przede wszystkim emocje. Pierwszy widok samochodów, trasę jazdy, otoczenie prezentacji i atmosferę wieczornego spotkania.
Dlatego wybór miejsca nie powinien sprowadzać się do liczby pokoi i powierzchni sali. Hotel staje się scenografią, zapleczem technicznym i częścią doświadczenia przygotowanego przez markę.
Głęboczek Vine Resort & SPA łączy rozległy teren nad jeziorem, winnicę, sale konferencyjne, bazę noclegową, restaurację i SPA. Doświadczenie zdobyte podczas wydarzeń z udziałem znanych marek samochodowych pozwala przygotować zarówno kameralne spotkanie kolekcjonerów, jak i rozbudowaną premierę połączoną z jazdami testowymi.
FAQ – eventy motoryzacyjne w hotelu
Gdzie zorganizować event motoryzacyjny?
Najlepiej wybrać hotel dysponujący odpowiednim terenem, parkingiem, zapleczem konferencyjnym i bazą noclegową. Duże znaczenie ma również otoczenie, które może posłużyć jako tło prezentacji, ekspozycji samochodów i materiałów fotograficznych.
Czy event motoryzacyjny musi odbywać się przy torze?
Nie. Tor jest potrzebny, gdy program zakłada sprawdzanie osiągów samochodu w warunkach niedostępnych na drogach publicznych. Premiery, szkolenia dealerskie, spotkania klubowe i jazdy prezentacyjne można zorganizować w hotelu z odpowiednio zaplanowaną trasą w okolicy.
Ile dni powinien trwać event motoryzacyjny?
Najczęściej wydarzenie obejmuje jeden lub dwa noclegi. Pierwszy dzień można przeznaczyć na prezentację i jazdy testowe, a drugi na indywidualne przejazdy, spotkania z ekspertami oraz rozmowy z klientami. Rozbudowane premiery prasowe mogą wymagać kilku tur uczestników.
Czy można wynająć hotel na wyłączność podczas premiery samochodu?
Tak, jeśli obiekt oferuje taką możliwość. Wyłączność zwiększa prywatność, ułatwia kontrolę dostępu i pozwala wykorzystać większą część terenu zgodnie z identyfikacją marki.
Jak wcześnie należy zarezerwować hotel na event motoryzacyjny?
Warto rozpocząć przygotowania z kilkumiesięcznym wyprzedzeniem. Więcej czasu potrzebują wydarzenia wymagające wynajęcia całego obiektu, transportu samochodów, budowy scenografii i organizacji kilku tur jazd testowych.
Czy event motoryzacyjny można połączyć z konferencją?
Tak. Prezentacja produktu, szkolenie dealerów lub spotkanie prasowe mogą odbywać się w sali konferencyjnej, a część praktyczna przy samochodach i na trasie testowej. Wieczorem program można zakończyć kolacją lub mniej formalnym spotkaniem.
Jakie informacje są potrzebne do wyceny eventu motoryzacyjnego?
Hotel potrzebuje przede wszystkim terminu, liczby uczestników, samochodów i noclegów. Należy również opisać plan ekspozycji, jazd testowych, potrzebne sale, wymagania techniczne, kwestie prywatności oraz przewidywany program wieczorny.
